Quatre conseils pour rendre vos présentations financières captivantes

Le FP&A est une discipline intéressante : d'une part, elle est basée sur les chiffres, ce qui nécessite un esprit analytique aigu. D'autre part, il s'agit d'une question de communication, ce qui requiert un ensemble de compétences totalement différent.

Communiquer ces informations aux autres département peut s'avérer difficile - on a parfois l'impression de ne pas parler le même language. Pour que vos présentations soient le plus impactante possible, il est essentiel de maîtriser l'art du "Financial Story Telling" (narration financière). Les données brutes et les chiffres s'oublient facilement, mais les histoires restent dans les esprits.

Dans cet article, nous allons explorer quelques techniques que vous pouvez utiliser pour réussir votre présentation, en commençant par la première étape : apprendre à connaître votre public.

Connaître son audience

L'une des premières étapes de la préparation d'une présentation consiste à connaître l'historique et l'expertise des personnes à qui l'on s'adresse. Il s'agit notamment de comprendre leur niveau de connaissances en matière de finance (sont-elles familières avec les termes techniques) et leur compréhension globale des concepts financiers.

Pour les publics néophytes, il est évidemment préférable d'éviter le jargon technique ou les concepts financiers complexes qui nécessitent beaucoup d'explications. Favorisez des termes simples et utilisez des exemples en lien avec leur métier. par exemple : si vous vous adressez aux RH, vous pouvez quantifier une perte potentielle importante en parlant de la réduction d'effectifs suscitée. Vous devez également maîtriser le fonctionnement interne de votre entreprise et les objectifs de chaque département.

Vous trouverez ci-dessous différents scripts que nous avons rédigé pour présenter des données. Nous les avons adapté en fonction du rôle et de l'ancienneté de la personne à qui vous vous adressez. L'information initiale est : "Nous n'avons pas atteint notre objectif de trésorerie en raison d'un besoin en fonds de roulement plus élevé, principalement dû à une diminution du ratio de rotation des stocks."

Finance

Junior : Nous n'avons pas atteint notre objectif en matière de trésorerie en raison d'un besoin accru en fonds de roulement, principalement dû à une diminution du ratio de rotation des stocks.

Senior : Nous n'avons pas atteint notre objectif en matière de trésorerie en raison d'une diminution de la rotation des stocks, ce qui a entraîné une augmentation des besoins en fonds de roulement.

Dirigeant : Notre objectif de trésorerie n'a pas été atteint, principalement en raison d'une baisse du ratio de rotation des stocks, ce qui a entraîné une augmentation du besoin en fonds de roulement.

RH

Junior : Nous avons manqué notre objectif car nous avions trop de stock dans notre entrepôt dû aux invendus, mais aussi un taux d'absentéisme élevé au sein du département logistique.

Senior : Nous n'avons pas atteint notre objectif en matière de trésorerie en raison d'un taux d'absentéisme élevé dans le secteur de la logistique, ce qui a entraîné une augmentation des niveaux de stocks.

Dirigeant : L'objectif de trésorerie n'a pas été atteint en raison d'une pénurie de personnel du département logistique pendant plusieurs mois. Ce mois-ci, le niveau d'absentéisme a eu un impact sur les ventes et a conduit à un blocage des liquidités dans les stocks.

Ventes

Junior : Nous n'avons pas atteint notre objectif de trésorerie parce que les ventes n'ont pas progressé aussi vite que le niveau du stock - nous n'avons donc pas eu assez de revenus générés par les ventes pour couvrir les invendus.

Senior : Nous n'avons pas atteint notre objectif en matière de trésorerie en raison d'une inadéquation entre le niveau des ventes et les stocks disponibles, ce qui s'est traduit par une diminution des liquidités générées par rapport aux liquidités bloquées dans les stocks.

Dirigeant : L'objectif de trésorerie n'a pas été atteint parce que les canaux de vente n'ont pas suivi la cadence de production, ce qui a ralenti le cycle de conversion de la trésorerie.

Racontez une histoire captivante

Lorsque vous préparez le contenu de votre présentation, vous devez tenir compte d'un certain nombre de facteurs pour que les points que vous soulevez soient bien compris par votre audience.

Commencer par un message clé

Quelle est LA chose que vous aimeriez que votre public retienne de votre présentation ? Une fois identifée, écrivez un paragraphe de 2 à 3 phrases à ce sujet et placez-le sur un slide. Ce slide servira de point central autour duquel s'articulera la narration de votre présentation.

Illustrer

Les graphiques, les tableaux et les diagrammes sont vos meilleurs amis. Utilisez ce type d'illustration dès que possible au lieu de présenter des chiffres bruts. Les visuels permettent à votre audience de mieux saisir et retenir l'information.

Impliquer le public‍

Chaque fois que vous le pouvez, mentionnez l'implication des participants - exemple : si vous présentez des chiffres fournis par l'un des membres présents, n'oubliez pas de le signaler. Si votre public se sent impliqué, il sera plus enclin à prêter attention.

Répartissez vos points‍

Il peut être tentant d'entasser dans un slide toutes les données dont vous avez besoin pour un sujet donné. Cela va pourtant à l'encontre du but recherché. Il est distrayant pour l'audience de regarder un slide surchargé. Il est nécessaire de répartir vos arguments ou vos données sur plusieurs slides afin de les rendre intelligibles et faciles à suivre.

Rester concret

L'information financière peut parfois sembler abstraite. Les directeurs financiers et les responsables FP&A peuvent pallier cela en présentant concrètement comment les décisions financières impactent les objectifs, comment celles-ci sont reliées à la vision et à la stratégie de l'entreprise.

Rendre l'information exploitable

Suggérer des mesures concrètes est une autre bonne méthode pour se faire aimer des personnes à qui l'on s'adresse. Si vous présentez un problème, vous devriez également suggérer quelques solutions possibles - il n'est pas nécessaire qu'elles soient entièrement détaillées, mais cela montrera que vous avez réfléchi aux implications de ce que vous avez présenté.

Améliorez votre présentation

Le contenu de votre présentation est essentiel. Une fois terminé, vous devez vous préparer la façon de présenter vos arguments. Le fond et la forme ont leur importance ! Nous avons relevé ci-dessous un certain nombre d'éléments à garder en-tête afin que votre présentation soit la plus efficace possible.

La répétition est sans doute le point clé de cette liste.

Faire preuve de personnalité

Dans le cadre professionnel, il peut être tentant de masquer sa personnalité. Pourtant c'est ce qui peut fair ela différence ! En ajoutant des anecdotes de votre vie personnelle, en ajoutant des traits d'humous, vous donnerez l'impression d'être plus authentique et proche de votre audience. Ceci contribuera à instaurer un climat de confiance et à créer un lien avec votre audience.

Soyez attentif à votre langage corporel‍

En adoptant une posture ouverte et confiante, en établissant un contact visuel avec votre public et en utilisant des gestes appropriés, les experts finance peuvent faire passer leurs messages et impliquer davantage leurs auditeurs. Le non-verbal est très important et permet d'instaurer de la confiance, de susciter l'attention et l'enthousiasme de l'audience, tout en contribuant à rendre la présentation plus percutante.

Varier le ton

Si votre discours est monotone, votre public risque de penser que votre contenu l'est aussi. En variant le ton, le rythme de votre présentation, vous pouvez accentuer les points importants, créer du suspense ou transmettre de l'enthousiasme.

Impliquer l'audience

N'ayez pas peur d'inviter les gens à poser des questions. Faites une pause dans votre présentation et soumettez une question à votre public pour en discuter ensemble. Cela rendra votre session beaucoup plus interactive.

Présenter son point de vue, pas le slide

Il est toujours tentant de lire votre slide. Mais un bon présentateur sait ce qu'il doit ou va dire et utilise les slides comme un outil supplémentaire pour illustrer son propos.

Quel format choisir ?

‍ Dans la mesure du possible, il est évidemment préférable de réunir toutes les personnes dans la même salle. Aujourd'hui cependant, ce n'est pas toujours possible. Assurez-vous donc que le lieu où vous présentez est équipé de la bonne technologie pour pouvoir intégrer les participants virtuels.

La narration asynchrone

En plus des formats de présentations traditionnels, vous pouvez utiliser des méthodes telles que la narration asynchrone pour transmettre vos analyses financières. La narration asynchrone est toute forme de narration dans laquelle le présentateur et le public ne communiquent pas en temps réel.

Cette approche offre une certaine souplesse dans l'accès et l'assimilation des informations financières, et s'adapte aux différents calendriers et préférences. Il existe plusieurs méthodes différentes que vous pouvez utiliser aujourd'hui :

Présentations préenregistrées

Les présentations préenregistrées offrent l’avantage de pouvoir planifier et préparer son contenu, en garantissant clarté et concision. Il est possible de modifier et d'affiner le rendu, ce qui donne une présentation soignée et percutante. En incorporant des illustrations, des animations et des annotations, les professionnels de la finance peuvent améliorer la compréhension et l'engagement du public.

Créer un canal Slack/Teams‍

Il n'est pas toujours nécessaire d'organiser une réunion. Il est possible de présenter des points détaillés dans des outils de collaboration tels que Teams et Slack, qui disposent d'une infinité d'intégrations et d'outils. Si vous avez une réunion recurrente au cours de laquelle vous présentez des résultats de routine, il se peut que votre public apprécie d'avoir accès aux données en dehors de la réunion.

Démonstrations en ligne

Des outils comme Pigment sont conçus pour vous aider à raconter des histoires. Les tableaux peuvent être configurés pour afficher des informations de manière flexible. Si vous faites une présentation, pourquoi ne pas partager un tableau que vous auriez préparé en amont ? Les participants pourront ainsi accéder aux données et préparer leurs questions.

Pour aller plus loin

Alors que le rôle de la finance continue d'évoluer et devient de plus en plus stratégique au sein de l'entreprise, votre capacité à présenter vos analyses de façon impactante va devenir encore plus importante.

Pour aller plus loins sur le sujet, retrouvez l'enregistrement on demand de notre webinar "Improve financial story telling skills" que nous avions organisé à l'occasion de la première édition de la FP&A Week : https://fpaweek.gopigment.com/improve-financial-storytelling-skills. 

Si vous souhaitez participer à notre semaine d'événements en ligne "FP&A Week" dédiée aux expert finance & FP&A, inscrivez-vous ici.

Pour aller plus loins sur le concept de "Story telling", voici une liste d'ouvrages que vous pouvez consulter :

Livres :

• The Storyteller's Secret: From TED Speakers to Business Legends, Why Some Ideas Catch On and Others Don't par Carmine Gallo
• Talk Like TED: The 9 Public-Speaking Secrets of the World's Top Minds par Carmine Gallo 
• Data Story: Explain Data and Inspire Action Through Story - par Nancy Duarte
• Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences par Nancy Duarte
• Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals par Cole Nussbaumer Knaflic
• Slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations par Nancy Duarte
• Illuminate: Ignite Change Through Speeches, Stories, Ceremonies, and Symbols par Nancy Duarte et Patti Sanchez