.jpeg)
Qu'est-ce que le rolling forecast ?
L'objectif principal des équipes qui réalisent des prévisions financières est de prédire les prochains résultats financiers. Comment ? En agrégeant et analysant une variété de données (y compris les données historiques de l'entreprise), les tendances du marché, les hypothèses économiques et les attentes des clients. Pour être efficaces, les prévisions doivent permettre une prise de décision agile afin de prendre en compte les évolutions du marché, les changements économiques et des événements imprévus.
Auparavant, les prévisions étaient généralement établies en même temps que le budget et couvraient la même période. Le problème est que les prévisions deviennent rapidement obsolètes. Cela signifie que plus l'année s'ecoule, plus vous avez une vision court-termiste de l'avenir.
Par conséquent, afin d'endiguer cette problématique, il est désormais possible d'adopter un modèle de rolling forecast (ou prévision glissante), qui consiste à établir une prévision pour une période fixe dans l'avenir, puis à la mettre à jour de façon continue (généralement chaque mois ou trimestre). Ainsi, vous bénéficiez d'une vision de l'avenir toujours à jour, reflétant votre situation, votre contexte, votre marché...
Les prévisions étant censées être une hypothèse précise de l'avenir, les données historiques peuvent entraîner une modification des prévisions futures. Par exemple, si le chiffre d'affaires est en baisse au premier semestre, il peut être nécessaire d'ajuster le deuxième semestre à la baisse si la tendance est considérée comme une tendance qui se confirme dans le temps.
Les prévisions s'effectuent sur un support dynamique, destiné à être modifié en fonction des conditions du marché. La comparaison avec les données réelles est un bon baromètre. Un bon exemple de rolling forecast serait un 3+9 : trois mois de données réelles, suivis de neuf mois de données prévisionnelles (le tout au sein d'un même tableau).
La fréquence des mises à jour et la durée des prévisions dépendent de trois facteurs propres à l'organisation : la rapidité avec laquelle les conditions du marché sont susceptibles d'évoluer pour votre organisation, votre taux de croissance et les ressources internes dont vous disposez.
Quelle est la différence entre le rolling forecast et le budget ?
Un budget est un plan annuel pour l'année fiscale en cours, basé sur les données historiques de l'année précédente. Les équipes finance travaillent avec les différents départements pour créer une vue statique des revenus de l'entreprise et des dépenses prévues. Il s'agit d'un document statique.
En général, les prévisions sont effectuées à un niveau hiérarchique plus élevé (processus descendant) et plus fréquemment que le budget. Elles se concentrent sur des domaines clés tels que les prévisions de recettes ou encore les dépenses opérationnelles.
Pour réaliser de bonnes prévisions, il est nécessaire de se baser sur les facteurs (ou "drivers"), ce qui signifie qu'une seule donnée peut fournir de nombreux détails.
En voici un exemple :
Driver : Augmenter les ventes de 100 millions de dollars
Résultats : Augmentation du nombre de commerciaux ou de CSM nécessaires pour soutenir le business et les nouveaux clients, augmentation des dépenses marketing pour alimenter l'acquisition, mais aussi davantage de capacité en matière d'ingénierie, etc.
Les prévisions sont un exercice généralement réservé à l'équipe finance. Certaines organisations ont choisi d'abandonner complètement la mise en place d'un budget annuel au profit du rolling forecast. Dans ce cas, les managers seront impliqués plus fréquemment (chauqe mois ou chaque trimestre).
Quel est l'impact d'un rolling forecast très précis sur l'organisation ?
L'introduction du rolling forecast peut sembler être un changement énorme pour l'équipe finance. Mais il est nécessaire de prendre en compte les avantages et bénéfices d'un rolling forecast précis.
Des informations réelles et exploitables
Tout d'abord, le rolling forecast fourni aux équipes finance des informations stratégiques exploitables en temps réel, qui permettent de guider votre entreprise. Sur la base de ces données, votre organisation a en effet la possibilité de prendre des décisions de manière dynamique, en réaffectant les ressources selon le besoin.
Facilite la planification par scénarios
En tant qu'outil de prévision financière, le rolling forecast facilite la planification par scénarios. Étant donné que le rolling forecast tienne compte du taux d'attrition client, des recettes, des dépenses et d'autres paramètres, vous pouvez projeter avec plus de précision ce qui se passe en cas de sur-performance ou de sous-performance et mettre à jour vos scénarios.
Réagir aux changements
Les entreprises peuvent s'appuyer sur le rolling forecast pour ajuster leur processus et objectifs à mesure que de nouvelles informations sont recueillies dans l'année. Plutôt que de s'appuyer sur un budget statique pour prendre leurs décisions, les parties prenantes peuvent réagir aux fluctuations ou aux incertitudes du marché.
Fixer des objectifs réalistes et atteignables
Le rolling forecast est un plan en constante évolution qui est régulièrement mis à jour. Pour les organisations, il s'agit d'un moyen simple de conserver un ensemble réaliste d'objectifs stratégiques. Même si les objectifs changent en cours de route, le rolling forecast permet à votre entreprise d'avancer sereinement.
Étapes pour élaborer son rolling forecast
Décrivez vos objectifs
Le cadre de votre processus de forecast dépend des objectifs sur lesquels l'équipe finance décide de la prévision financière et de la manière dont la prévision sera utilisée.
Voici quelques objectifs communs :
- Stimuler la croissance
- Réduire les coûts
- Maximiser la fidélité client
- Planification et optimisation des effectifs
Les buts et les objectifs permettront de déterminer les prévisions qui nécessitent le plus d'attention.
Tenir compte du calendrier
N'oubliez pas que l'horizon temporel n'est pas figé et qu'il peut changer au fur et à mesure que votre entreprise évolue.
Les trois facteurs à prendre en compte pour déterminer la fréquence de votre cycle de prévision sont les suivants :
- Disponibilité des ressources
- Rythme de croissance
- Volatilité de votre activité
Les entreprises à croissance rapide peuvent avoir besoin de prévisions à plus court terme (mensuelles ou tous les 1 à 2 trimestres). Les entreprises plus stable peuvent se contenter de prévisions trimestrielles.
Tirer parti des prévisions basées sur les drivers
Grâce à une approche basée sur les drivers, les mises à jour se concentrent sur les données clés qui déterminent les principaux résultats financiers de votre entreprise. Vous pouvez prendre en compte les variables les plus importantes qui auront un impact sur la finance. Cette méthode vous permet d'établir des prévisions financières stratégiques, ce qui rend votre rolling forecast plus efficaces et plus précis.
Encourager la collaboration
La qualité du rolling forecast dépend des données qui le composent. Pour garantir l'exactitude des données, votre équipe finance a besoin de mises à jour de la part des managers et des collaborateurs de l'organisation. Le logiciel de planification financière permet d'accéder à des rapports et à des modèles de planification pour toutes les parties prenantes et tous les collaborateurs impliqués dans le processus.
À ce stade, le département FP&A doit identifier les facteurs de valeur les plus impactant pour la réussite de l'entreprise et ne pas se concentrer sur un trop grand nombre d'objectifs.
Aligner les objectifs de l'entreprise
Il n'est pas rare que les entreprises planifient leurs opérations et leurs finances séparément. Cela peut entraîner des disparités dans l'allocation des ressources.
Pour mettre en oeuvre un rolling forecast efficace, il faut intégrer la planification opérationnelle et financière, permettant ainsi aux prévisions de refléter l'ensemble des activités de l'entreprise.
Recueillir des données
Les logiciels de planification financière s'intègrent à vos sources de données (applications, ERP, datalake,...) pour créer et garantir l'intégrité de votre base de données. Le logiciel élimine la nécessité de rassembler manuellement ces informations provenant de tous les départements et outils de l'entreprise.
Trouver un système qui fonctionne
Le processus de rolling forecast réalisé sur une feuille de calcul peut être fastidieux et prompt à l'erreur. Au contraire, disposer d'une plateforme intégrée de planification stratégique offre les moyens et outils pour rationaliser le processus de prévision et améliorer l'analyse des données. Il en résulte un budget plus précis et plus efficace.
Comment établir des prévisions plus précises ?
1. Maintenir des données historiques précises
Des données nettoyées et précises sont essentielles pour obtenir des informations utiles et fiables. Elles doivent être collectées à partir d'un large éventail de sources pertinentes, tant internes qu'externes.
Nous savons que les fonctions FP&A les plus efficaces seront celles qui peuvent avoir un impact réel sur l'entreprise grâce à une analyse créative des données historiques et des ensembles de données multiples. Mais les organisations ont du mal à agréger, formater et exploiter la puissance des données historiques.
Les logiciels de planification financière simplifient le processus de préparation des données pour les équipes de planification et d'analyse financières. En important automatiquement les données de plusieurs systèmes d'entreprise (CRM, ATS, lacs de données, feuilles de calcul et autres) et en les nettoyant, le logiciel FP&A vous permet de vous concentrer sur la prise de décisions stratégiques.
Une autre raison pour laquelle les départements FP&A préfèrent les logiciels pour maintenir des données historiques précises est qu'ils n'ont pas à jongler avec de multiples feuilles de calcul ou à trier des fils de courriels. Les logiciels de planification d'entreprise sont dotés de puissants flux de travail collaboratifs qui permettent de recueillir des informations auprès des collègues et des autres départements.
2. Intégrer la planification par scénarios
Commençons par une question : Votre équipe finance s'enlise-t-elle dans des feuilles de calcul complexes pour tenter de saisir les opportunités liées à la planification par scénarios ?
Si c'est le cas, il est très probable qu'au moment où l'équipe finance propose des stratégies, votre entreprise aura déjà avancé dans le processus de prise de décision.
Disposer d'un planification par scénarios agile permet à votre équipe finance de gérer des environnements volatiles, de planifier des résultats optimistes et pessimistes pour choisir la meilleure option. Aujourd'hui plus que jamais, votre capacité à planifier toutes les scénarios est essentielle.
Disposer d'une fonction de planification par scénarios innovante vous permet de créer et de tester autant de scénarios que vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite exécuter ces scénarios pour comparer les données de votre modèle simultanément sur plusieurs trajectoires futures. La planification par scénarios reprend les meilleurs éléments de la planification par scénarios traditionnelle, en construisant des trajectoires alternatives sur un scénario de base et en l'améliorant.
La planification par scénarios dans Pigment fait le travail suivant pour vous :
- Scénario de tarification sur n'importe quel modèle en quelques clics
- Compare tous les résultats possibles sur un seul graphique ou une seule grille
- Modifie les données et les formules pour tout scénario
- Permet de partager des scénarios dans les différentes applications
3. Utiliser des outils permettant des prévisions agiles
Globalement, la technologie modifie la manière dont les équipes FP&A prennent des décisions. On attend des équipes FP&A qu'elles soient en mesure d'effectuer des prévisions en l'espace de quelques jours, tout en passant au crible des volumes de données sans précédent.
Les solutions flexibles de reforcasting aident les professionnels FP&A à fournir des informations plus approfondies et des prévisions financières plus solides pour piloter efficacement les performances de l'entreprise.
Les principales caractéristiques des outils intégrés de planification d'entreprise qui permettent un reforecast agile sont les suivantes :
- Automatisation de la préparation des données
- Création de formules "incassables"
- Exécution de scénarios d'hypothèses complets en quelques minutes
- Optimisation de la collaboration grâce à des flux de travail personnalisés
L'agilité dont bénéficient les équipes finance grâce à ces fonctionnalités les aide à servir les objectifs de l'organisation en adaptant les plans, les budgets et les prévisions financières à l'évolution de la conjoncture et des tendances du marché.
Méthodes utilisées pour les prévisions
Souvent, l'approche de nombreuses organisations en matière de forecast financier consiste à utiliser des états pro forma modélisés sur les comptes de résultat, les bilans et les états des flux de trésorerie. Les prévisions pro forma de ces états peuvent fournir un aperçu de la santé financière et des performances futures de l'organisation et l'influence de changements des conditions économiques du marché. La plupart des organisations élaborent plusieurs scénarios basés sur différentes hypothèses économiques et d'évolution du marché afin de fournir des vues alternatives de la performance future.
Les méthodes quantitatives sont les plus utilisées dans l'élaboration des prévisions financières. Elles constituent la base de la planification par scénarios, où des modèles sont préparés pour estimer l'impact du marché, de l'économie et des facteurs internes. Bien qu'elles soient largement utilisées dans les prévisions, il faut comprendre que d'autres méthodes et facteurs difficilement quantifiables influencent les performances. De nombreuses organisations ajustent en effet leurs prévisions en utilisant des approches qualitatives (en s'appuyant sur la connaissance et l'expérience des experts) pour prédire les performances plutôt que sur des chiffres historiques.
La Harvard Business School a identifié sept approches quantitatives qui sont utilisées dans les prévisions financières et qui doivent être prises en compte :
- Pourcentage des ventes
Calculez les prévisions à l'aide d'une approche fondée sur le pourcentage des ventes. Il s'agit notamment de modéliser les prévisions à l'aide du coût des biens vendus, qui est généralement basé sur un pourcentage du chiffre d'affaires. - Ligne droite
Prévision à partir d'hypothèses sur les taux de croissance historiques. Il s'agit d'un bon point de départ pour une prévision, mais qui ne tient pas compte des questions liées au marché, à l'économie et à la chaîne d'approvisionnement. - Moyenne mobile
Prévision à l'aide d'une moyenne pondérée des périodes précédentes (par exemple en établissant une prévision à partir de la moyenne des performances du trimestre précédent). Il s'agit d'une approche sous-jacente au rolling forecast. - Régression linéaire simple
Les mesures de prévision sont basées sur la relation entre les variables dépendantes et indépendantes. - Régression linéaire multiple
Prévision des indicateurs basée sur deux ou plusieurs variables ayant un impact sur les performances d'une entreprise. La prise en compte de plusieurs variables affectant les performances devrait permettre d'obtenir des prévisions plus précises. - Méthode Delphi
Prévision impliquant la consultation d'experts internes et externes qui analysent les conditions du marché. Les résultats sont compilés et diffusés jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint. - Étude de marché
Permet d'obtenir une vision globale du marché basée sur l'économie, la concurrence et les attentes des clients. C'est une façon efficace pour mieux comprendre les tendances lorsque l'on ne dispose pas d'informations historiques (surtout pour les nouvelles entreprises).
Planification budgétaire et prévisions dans Pigment
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la planification budgétaire et des prévisions dans Pigment, cliquez ici.
