S'il y a bien une constante dans le monde des affaires : le changement.
Le changement peut être bon ou mauvais. Quoi qu'il en soit, vous réussissez mieux lorsque vous avez un plan pour faire face au changement. Souvent, la meilleure façon de planifier le changement est de prévoir toutes les voies possibles que l'avenir peut emprunter. Cela inclut la planification en fonction du meilleur et du pire des scénarios, ainsi que des scénarios plus classiques.
Mais saviez-vous qu'il existe une méthodologie que vous pouvez adopter pour envisager vos indicateurs dans plusieurs scénarios futurs ? Cette méthodologie est connue sous le nom de planification de scénarios et peut s'avérer très utile pour obtenir les meilleurs résultats dans un environnement instable.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la façon dont la planification de scénarios permet de transformer des situations difficiles en solutions gagnables, ainsi que trois exemples de planification de scénarios que vous pouvez mettre en œuvre en tant que responsable des recettes ou des finances.
Qu'est-ce que la planification par scénarios ?
La planification de scénarios est une méthodologie utilisée pour évaluer, prévoir et planifier de multiples résultats dérivés d'un seul énoncé de problème. La méthode consiste à ajuster des hypothèses, des formules et des valeurs pour produire des ensembles de données modifiés sous forme d'aperçus des possibilités futures dans d'autres circonstances.
Terminologie clé de planification par scénarios à retenir :
- Votre de base fait référence à l'état actuel de vos données et à l'hypothèse selon laquelle les choses resteront les mêmes
- Votre meilleur scénario est un état futur optimal de vos données où les performances sont meilleures que prévu
- Votre scénario le plus pessimiste est la situation dans laquelle l'avenir n'est pas à la hauteur des attentes, ce qui a entraîné l'échec des objectifs et des cibles
- Des hypothèses sont formulées chaque fois que vous créez un nouveau scénario, indiquant l'évolution probable d'une situation
- Prévisions sont des prédictions de l'état futur d'une métrique donnée, basées sur des données historiques, des hypothèses et des variables corrélées
Grâce à la planification par scénarios et au processus de développement de scénarios, vous identifiez une ou plusieurs clés indicateurs pour lequel vous prévoyez tous les états futurs potentiels, y compris votre scénario de référence, le meilleur scénario et le pire des scénarios, sur la base d'hypothèses.
Pourquoi utilise-t-on la planification par scénarios ?
La planification par scénarios est utilisée par les responsables des finances, des recettes, des ventes et des ressources humaines, parmi de nombreux autres chefs d'entreprise, pour visualiser et évaluer toutes les possibilités futures qui découlent d'un objectif commercial ou d'un énoncé de problème.
Voici quelques autres raisons pour lesquelles les chefs d'entreprise ont recours à la planification par scénarios :
- Soyez prêt à faire face à des incertitudes critiques internes et externes à l'entreprise
- Étudiez plusieurs scénarios pour résoudre le problème
- Évaluation des risques
- Des données pour étayer les décisions
- Rencontrez objectifs interfonctionnels de l'entreprise ensemble
- Prévoyez l'avenir sous différents angles
Les avantages de la planification par scénarios pour les équipes finances, commerciales et RH
L'avantage le plus évident de la planification par scénarios est l'avantage concurrentiel obtenu en planifiant tous les résultats possibles.
Lors d'une récession ou d'un krach boursier, par exemple, votre entreprise peut mettre en œuvre rapidement modifications de la structure organisationnelle pour maintenir l'entreprise à flot. Et dans le meilleur des cas, vous pouvez tirer parti de l'élan acquis grâce au succès.
Voici quelques-uns des autres avantages de la planification de scénarios, notamment pour les fonctions des finances et des recettes :
- Il est plus facile de fixer des objectifs et d'élaborer un plan d'action pour les atteindre
- Obtenir l'adhésion des partenaires commerciaux et de la direction
- Préparez votre équipe à atteindre les objectifs en période difficile
- Tenir compte des effets de la récession dans le budget
- Gérez efficacement les opérations et les ressources
- Minimisez les reprévisions et les reprises
- Constituez la main-d'œuvre optimale grâce à l'organigramme pour atteindre les objectifs commerciaux
Dans les moments difficiles et les meilleurs jours, les équipes tournées vers l'avenir tireront leur épingle du jeu.
En utilisant une méthodologie de planification par scénarios, vous transformez votre planification stratégique pour qu'elle soit agile et flexible dans une multitude d'environnements et de situations.
En fin de compte, le principal avantage de la planification de scénarios est la probabilité accrue de résultats positifs cohérents, évolutifs et reproductibles.
Quelles sont les étapes de base de la planification par scénarios ?
Les méthodes plus traditionnelles de planification par scénarios impliquent plusieurs étapes et un long processus : commencer par un énoncé du problème ou un objectif commercial et aboutir à la modélisation de scénarios à l'aide de modèles de feuilles de calcul aléatoires.
Dans le monde moderne de la planification d'entreprise, la planification de scénarios est beaucoup plus simple et comprend généralement quatre étapes de base :
- Modélisez votre base de référence
- Choisissez votre métrique
- Création d'un scénario
- Observez les résultats et élaborez un plan d'action
Lisez chacune des étapes du processus de planification des scénarios dans notre guide étape par étape pour la planification par scénarios. Pour mieux illustrer la manière dont vous pouvez mettre en œuvre la planification de scénarios au sein de votre organisation, voici trois exemples de cas d'utilisation courants qui bénéficient de l'analyse de scénarios :
Étapes de planification par scénarios illustrées par des exemples
Cette section présente trois cas d'utilisation courants dans lesquels la planification de scénarios peut améliorer les résultats du travail effectué : la planification des effectifs, la planification des ventes et des revenus et la gestion stratégique des opérations.
Rappelez-vous comment la planification de scénarios commence par un énoncé du problème. Dans chacun de ces exemples, nous présenterons un énoncé du problème et présenterons nos hypothèses, que nous convertirons ensuite en scénarios. + Conseil de pro : jetez un œil à ceci article d'expert sur les étapes de planification des scénarios par l'influenceur FP&A, Asif Masani.
Avertissement : la planification de scénarios est cruciale car elle permet de répondre à des situations difficiles et de prendre des décisions difficiles aux impacts importants. Certains des exemples abordés ici concernent des sujets très sérieux tels que le gel des effectifs et les licenciements. Nous abordons ces exemples pour illustrer à quel point il est essentiel de suivre les meilleures pratiques et d'utiliser les meilleurs outils lorsqu'il s'agit de planifier des scénarios.
Remarque finale, les trois exemples sont basés sur des données fictives sans aucun lien ni ressemblance avec des données réelles. Nous présenterons nos applications de démonstration intégrées à la plateforme Pigment.
Utilisez des scénarios pour optimiser planification des effectifs et de la masse salariale
Énoncé du problème: quel est l'impact sur les coûts de rémunération totaux d'une réduction des effectifs de 10 % dans les ventes ?
De telles questions sont percutantes et ont un impact important sur toutes les personnes impliquées. Cependant, il s'agit d'actions bien réelles qu'il est parfois nécessaire d'analyser. La meilleure solution consiste à examiner minutieusement plusieurs scénarios possibles avant de décider du chemin optimal.
Pour résoudre cet énoncé du problème grâce à la planification de scénarios, vous devez prendre en compte trois éléments :
Élaborez vos hypothèses les plus pessimistes en matière de réduction des effectifs
Dans le pire des cas, vous devrez prendre la décision la plus difficile pour empêcher l'entreprise de faire faillite en réduisant ses effectifs. Dans ce contexte, limitez votre hypothèse à un nombre mesurable.
Supposons que votre produit a plus de potentiel au Royaume-Uni et qu'il fonctionne bien dans la région, par rapport aux États-Unis. Vous pouvez utiliser ce facteur pour déterminer si vous souhaitez réduire les effectifs de 10 % au sein de l'équipe commerciale américaine. Entrez cette hypothèse dans votre modèle de planification de scénarios.
Calculez les effectifs grâce au processus de planification des effectifs
En gardant à l'esprit la réduction de 10 % des effectifs des ventes aux États-Unis, commencez à calculer à quoi cela ressemblera. Pour ce faire, vous devez d'abord classer les fonctions qui composent les ventes et comptabiliser les effectifs de chaque équipe. Appliquez ensuite votre réduction de 10 % aux équipes concernées. Le résultat final devrait ressembler un peu à ceci :
Dans le pire des cas, nous appliquons une réduction de 10 % à toutes les fonctions des équipes commerciales travaillant aux États-Unis. Cela se traduirait par une réduction de 10 employés si ce scénario devait être mis en œuvre.
Réduction des effectifs ou gel des recrutements : créez la cascade de comparaisons
Vous devez maintenant vérifier exactement comment la réduction supposée de 10 % des effectifs affectera les coûts de rémunération totaux. La ventilation des coûts inclut l'écart entre les coûts du scénario de référence et les coûts de réduction des effectifs, y compris les frais de licenciement :
À ce stade, vous pouvez clairement visualiser la variation de la rémunération totale avant et après la réduction des effectifs. Cependant, un autre facteur mérite son propre scénario : le gel des recrutements.
En suivant les mêmes étapes, en supposant un gel de 10 % des nouvelles recrues au lieu d'une réduction de 10 % des effectifs, vous arrivez au tableau comparatif en cascade suivant :
En gros, en supposant que vous géliez les recrutements au lieu de réduire les effectifs, vous arrivez à un chiffre comparable. Ce qui indique que vous pourriez décider de geler les effectifs et de combler les lacunes en matière de compétences au lieu de réduire les effectifs.
De telles décisions peuvent être prises de manière beaucoup plus granulaire lorsque vous utilisez la planification par scénarios sur votre plateforme de planification d'entreprise.
Scénarios à long terme planification de la capacité de vente
Énoncé du problème: quel est l'impact à long terme de la capacité de vente de référence, du meilleur scénario et du pire scénario sur les KPI SaaS ?
Dans cet exemple, votre objectif est de déterminer l'impact à long terme de votre plan de capacité de vente sur les indicateurs de performance clés de votre entreprise, tels que le coût d'acquisition client (CAC), la valeur à vie (LTV), le LTV/CAC, les nouveaux logos et les réservations. Vous devez également comprendre à quoi ressembleraient les performances de l'entreprise dans le meilleur des cas et dans le pire des cas.
Tracez vos hypothèses : temps de montée en puissance et gel des effectifs
Comme vous l'avez appris dans cet article, nous commençons la planification de scénarios en élaborant nos hypothèses. Dans ce cas, vous devez formuler des hypothèses dans deux domaines principaux : votre temps de transition global selon les scénarios et la décision de geler les effectifs dans le pire des cas.
Pour les hypothèses relatives à la montée en puissance, répartissez l'indicateur par rôle du représentant commercial sur la base de votre scénario de référence, le meilleur scénario et le pire des scénarios.
Ensuite, établissez les détails de votre pire scénario, en particulier, déterminez s'il y aura un gel des recrutements, afin de calculer l'impact de l'absence d'augmentation de vos effectifs sur tous vos autres indicateurs.
N'oubliez pas que la planification de scénarios vous permet de tester l'impact de chaque décision dans un environnement « terrain de jeu ». N'hésitez pas à formuler autant d'hypothèses que nécessaire pour planifier toutes les possibilités futures.
Développez votre capacité de vente et vos prévisions de quotas
Maintenant que vous avez défini vos hypothèses, vous devez élaborer votre prévisions de capacité et de quotas. Cela vous permettra d'intégrer vos prévisions de quotas par représentant dans votre modèle de planification de scénarios, ainsi que vos prévisions globales pour les ETP et les TBH pour chaque scénario.
Examinez les résultats de votre scénario hypothétique
Après avoir intégré vos hypothèses et vos prévisions pour les années à venir dans votre modèle, vous pouvez désormais visualiser l'impact sur vos indicateurs de performance clés pour chacun d'entre eux : scénario de référence, meilleur scénario et pire scénario :
Vous pouvez ensuite modifier davantage vos scénarios en fonction de différentes hypothèses, ou prendre une décision en fonction des résultats des scénarios hypothétiques existants.
Opérations stratégiques
Énoncé du problème: attribuez des objectifs fonctionnels au centre de coûts de développement de produits sur la base de la règle des 40 objectifs.
La règle des 40 est une règle empirique utilisée principalement dans le SaaS pour mesurer la santé financière d'une entreprise. Cette règle stipule essentiellement que la somme du % de croissance récurrente du chiffre d'affaires et du % de la marge d'EBITDA doit être supérieure à 40 % pour qu'une entreprise puisse soutenir la croissance à long terme.
Pour résoudre cet énoncé du problème, vous allez examiner votre répartition selon la règle de 40 entre les scénarios de référence, le meilleur scénario et le pire des scénarios. Poursuivez avec des objectifs de P&L en % du chiffre d'affaires, puis attribuez des objectifs au centre de coûts pour les trois scénarios.
Répartition selon la règle des 40
Comme nous venons de le voir, la règle des 40 ajoute le pourcentage de croissance du chiffre d'affaires au % de la marge d'EBITDA pour un score qui détermine la santé financière. Grâce à la planification de scénarios, vous pouvez décomposer votre règle des 40 composants en fonction de plusieurs scénarios potentiels. Cela vous permet de prévoir rapidement l'état de l'entreprise :
Fixez des objectifs de P&L en pourcentage du chiffre d'affaires
En tenant compte de vos prévisions selon la Règle des 40 pour le meilleur et le pire des scénarios, définissez vos objectifs de P&L pour les années à venir. Le résultat général devrait vous indiquer votre bénéfice net et votre EBITDA en pourcentage du chiffre d'affaires. Dans notre exemple spécifique, nous constatons que les dépenses d'exploitation prévues sont beaucoup plus élevées dans le pire des cas. Nous y remédierons en fixant des objectifs plus bas pour le pire des scénarios.
Attribuer des objectifs fonctionnels aux centres de coûts
Au cours de cette dernière étape, nous attribuerons des objectifs au département de développement des produits pour chaque scénario, sur la base des prévisions de revenus nets calculées à l'étape précédente. Quelques points à noter : dans notre exemple, nous avons scindé le centre de coûts en équipes pour plus de granularité. Nous prévoyons également le coût total selon trois scénarios : scénario de référence, meilleur scénario et pire scénario, afin de réduire les coûts dans le pire des scénarios.
Qui devrait utiliser la planification par scénarios ?
Toute personne au sein de l'entreprise qui a besoin de répondre « et si... » devrait utiliser la planification par scénarios. Cette méthodologie fait la différence entre la spéculation et l'action motivée par un objectif. Sans planification de scénarios, les entreprises sont obligées de prendre des décisions drastiques face à une crise économique à laquelle elles ne sont pas préparées.
Vraiment, n'importe qui, du directeur financier à l'ensemble L'équipe RevOps peut utiliser la planification par scénarios pour une infinité de cas d'utilisation, notamment planification des effectifs, budgétisation, gestion de la performance des ventes, ou mesure des campagnes.
Ce dont vous avez besoin pour commencer à planifier par scénarios
Vous avez fait le premier pas en apprenant tout sur la planification de scénarios à l'aide d'exemples. Approfondissez un peu en comprenant pourquoi il est préférable de planifier des scénarios sur une plateforme de planification d'entreprise plutôt que feuilles de calcul.
Au fur et à mesure que vous approfondissez vos connaissances en matière de planification de scénarios, commencez à identifier les aspects de votre rôle qui nécessitent cette méthodologie. Le moyen le plus simple de le faire : dressez une liste de tous vos « Et si ? » questions.
Personne ne peut prédire l'avenir avec une précision de 100 %. Mais tu peux plan pour ce qui est susceptible de se produire et pour les rares possibilités improbables qui se réaliseront.
Grâce à la méthodologie de planification de scénarios, vous commencez à contrôler votre avenir en prenant des décisions basées sur une vision à 360 degrés du monde. Bien que vous ne puissiez pas modifier les événements externes, vous pouvez élaborer votre stratégie pour réagir à ces événements, grâce à la planification de scénarios.
