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Sommaire
01. Introduction
Etablir le budget est une discipline essentielle que toute équipe FP&A doit maîtriser. Compte tenu de l'évolution rapide de l'économie, de la technologie et de la concurrence, le budget est une compétence vitale dont les organisations ont besoin pour survivre.
Les organisations abordent son budget à sa manière. Certaines collectent les informations nécessaires au budget à un niveau de détail peu élevé, puis les rassemblent pour créer leurs plans. D'autres commencent par le plan stratégique et le budget sert à opérationaliser la stratégie pour arriver aux objectifs et aligner les différents départements de l'organisation. Le budget est essentiel dans d'autres domaines, tels que la planification du capital, les budgets de trésorerie et la budgétisation basée sur les postes et le recrutement.
Notre guide Pigment explore comment tirer parti de l'élaboration budgétaire pour rester compétitif. Nous évaluerons quelle technologie est la plus adaptée pour opérationnaliser le budget, comment choisir une solution agile pour prendre en charge les changements de prévisions et de plans, et qui soit facilement adoptable par les utilisateurs métier... ?
Une budgétisation efficace nécessitera des solutions agiles basées sur l'informatique dématérialisée qui prennent en charge les modifications dues aux changements de prévisions et de plans, qui peuvent être gérées par les utilisateurs finaux avec une dépendance informatique minimale, et qui sont flexibles et faciles à utiliser.
02. Pourquoi le budget est votre meilleur ami ?
Compte tenu de la complexité du marché et du contexte économique, parvenir à établir un budget à jour est un atout essentiel pour renforcer la résilience de votre entreprise, et ce pour quatre raisons principales.
Permettre de s'aligner sur les objectifs et les plans de l'entreprise
Le budget relie le plan d'entreprise à chaque entités en faisant en sorte que leurs activités permettent d'atteindre les objectifs stratégiques. Le budget à un niveau détaillé devient la "feuille de route", du plan annuel permettant de prioriser l'allocation des ressources.
Garantir une cohérence financière
L'élaboration budgétaire encourage les organisations à aligner leurs dépenses sur les projections et les hypothèses de revenus, afin de mieux soutenir les objectifs financiers et d'assurer la cohérence financière.
Préparation à l'imprévu et à l'inattendu
Effectué correctement et de manière agile, le budget permet aux organisations de faire face aux impacts imprévus, d'apporter des changements nécessaires pour réaffecter les fonds et mettre en place en place des mesures d'urgence.
Fournit un point de référence pour mesurer les performances
Le budget permet aux organisations de mieux comprendre leurs performances financières et comment chaque département contribue aux objectifs strétagiques. Il favorise la prise décisions en matière de dépenses et de priorités selon le contexte de l'entreprise.
03. Différents types et techniques d'élaboration budgétaire
L'alignement de la budgétisation financière sur la budgétisation opérationnelle (c'est-à-dire pour la gestion des performances de vente, la production, les effectifs, le marketing, etc.) est essentiel car les budgets sont décentralisés et transmis en cascade au sein de la structure organisationnelle de l'entreprise, les processus varient en fonction de la taille de l'organisation, des exigences spécifiques de l'entreprise, du soutien des partenaires économiques et des exigences du secteur/de la branche d'activité.
Principaux types de budget déployés dans les organisations aujourd'hui :
Budget de fonctionnement
Il s'agit du type de budget le plus couramment utilisé par les organisations en matière de recettes et de dépenses pour une période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Côté des dépenses, il comprend souvent les frais administratifs, les ventes, le marketing, la production, la recherche et le développement, et la masse salariale.
Budget principal
Le budget principal est la somme de tous les budgets soutenant le plan stratégique. Les entreprises doivent être en mesure d'agréger les budgets de chaque entité avec un niveau de granularité, tels que la division, la direction, l'unité opérationnelle, le pays/la région, le produit...
Budget d'investissement
Se concentre sur les investissements à long terme d'une organisation dans l'immobilier, les biens, les équipements/machines, les moyens de transport et la technologie.
Budget de trésorerie
Prévoit les entrées et les sorties de fonds sur une période donnée, généralement mensuelle. En raison de la fluctuation des règlements clients et des changements économiques, la flexibilité doit être maintenue pour rester agile.
Techniques budgétaires
De nombreuses techniques d'élaboration budgétaire ont vu le jour. L'organisation peut choisir de les déployer ou pas, puisqu'elles ne s'excluent pas. Les organisations peuvent déployer une ou plusieurs méthodes qui agiront de manière complémentaire.
Budget flexible
Contrairement à un budget statique, il permet de modifier les niveaux d'activité et les objectifs de vente. Il permet d'ajuster des montants budgétaires spécifiques pour des catégories budgétaires (c'est-à-dire des comptes, des catégories de produits) en raison de la fluctuation des ventes, de la demande ou de l'évolution de l'impact du marché. Cela contraste avec un plan statique dans la communication annuelle officielle destinée aux actionnaires.
Budget base zéro (BBZ)
Cette approche exige que les départements justifient toutes les dépenses comme s'il s'agissait de nouvelles entreprises à chaque cycle budgétaire. Chaque poste budgétaire doit être justifié, qu'il ait été inclus ou non dans les budgets précédents. Les partisans de cette approche estiment qu'elle encourage la conscience des coûts et l'efficacité. Les hypothèses budgétaires sont remises en question à chaque cycle budgétaire et les ressources sont réaffectées en fonction des priorités du moment.
Budget par activité (EBA)
En allouant les ressources sur la base du coût anticipé/standard de chaque activité cette approche relie le budget à l'organisation qui détermine les coûts. Les partisans de l'EBA estiment qu'elle fournit une représentation plus précise de la structure des coûts soutenant les opérations de l'entreprise. Il s'agit d'une composante de la gestion par activités (GPA).
Budgétisation incrémentielle
Elle permet de faire preuve d'agilité en procédant à des ajustements budgétaires plus petits et plus ciblés en fonction de l'évolution de la situation de l'entreprise. Les partisans de cette approche estiment qu'elle prend moins de temps que les autres méthodes et qu'elle convient aux organisations qui connaissent peu de changements. En revanche, ses détracteurs estiment qu'elle perpétue les mauvaises habitudes et les inefficacités inhérentes aux budgets antérieurs et qu'elle risque de faire manquer de nouvelles opportunités à une organisation.
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