En 2023, le mot à la mode est « efficacité ». Pourquoi ? Parce que les entreprises ne peuvent plus se contenter d'espérer le meilleur, elles ont besoin d'une planification précise et intentionnelle pour rester à flot. C'est là que la planification des ventes et des opérations (S&OP) entre réellement en jeu.
En bref, S&OP est un processus qui aide les organisations à équilibrer la demande pour leurs produits et services avec les ressources disponibles. Le processus nécessite l'intégration des ventes, des finances, des opérations, des achats et du marketing pour créer un plan complet qui répond aux besoins des clients tout en maîtrisant les coûts.
Poursuivez votre lecture pour un guide complet et adapté aux débutants sur la planification des ventes et des opérations.
Qu'est-ce que la planification des ventes et des opérations ?
En 1988, Phil Ensor, directeur de Goodyear a inventé le terme « syndrome du silo fonctionnel ». Selon lui, les silos fonctionnels, c'est-à-dire l'isolement des départements par rapport à leurs objectifs, à leurs données et à leurs processus, étaient la principale cause d'inefficacité et de perte de profits.
Cela s'explique simplement par le manque de communication et de coordination entre les différents départements. Au lieu de coopérer pour atteindre des objectifs communs, les ministères travaillaient presque involontairement les uns contre les autres.
La planification des ventes et des opérations (S&OP) est un processus conçu pour éliminer les silos fonctionnels en créant un plan complet impliquant les services des ventes, des opérations et des finances. Les objectifs et les processus de tous les départements sont intégrés afin de créer un plan efficient et efficace pour l'organisation.
Qui est impliqué dans S&OP ?
Le succès du S&OP repose sur l'implication et la coopération de plusieurs départements. Il ne suivra évidemment pas la même structure pour toutes les organisations ; les membres de la planification S&OP sont généralement sélectionnés en fonction des besoins et de la taille de l'organisation.
D'une manière générale, cependant, le S&OP implique des représentants des services des ventes, des opérations, des finances, du marketing et des achats. Chaque représentant est chargé de fournir les données et les informations de son service afin de créer un plan global qui répond aux besoins des clients.
À quelle fréquence le S&OP se produit-il ?
Les organisations planifient généralement le S&OP sur une base mensuelle ou trimestrielle, en fonction de la taille et de la complexité de leurs opérations. Il n'existe pas de directives strictes ; certaines entreprises trouveront qu'il est avantageux de planifier le S&OP plus fréquemment, en particulier si leurs opérations sont en constante évolution.
S&OP Planning et Demand Planning
Selon Gartner, le terme « planification de la demande » fait référence à «... l'élaboration d'un plan de demande fondé sur le consensus qui optimise l'équilibre entre les opportunités de marché et la capacité du réseau d'approvisionnement ».
Ceux qui découvrent la planification S&OP ont souvent du mal à comprendre en quoi elle diffère de la planification de la demande. Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils représentent des processus différents.
Alors que le S&OP est un processus complet qui implique plusieurs départements et planifie sur le long terme, la planification de la demande est davantage axée sur prévision de la demande des clients afin que les ressources puissent être allouées en conséquence.
En bref : La planification de la demande fait souvent partie du S&OP, mais le S&OP est beaucoup plus complet.
S&OP : Quels sont les avantages ?
Le groupe Hackett a mené une enquête il y a plusieurs années pour découvrir que plus de 70 % des organisations avait adopté la planification S&OP, un chiffre qui n'a fait qu'augmenter depuis lors.
Les raisons sont évidentes : la planification S&OP aide les organisations à rationaliser leurs opérations et à gagner en efficacité globale. Sans cela, nous sommes confrontés à des problèmes, tels que la mauvaise gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement, le mécontentement des clients et une mauvaise utilisation des ressources.
Mais quels sont les avantages spécifiques de l'adoption du S&OP ?
- Cela crée une source de vérité. Selon une enquête de Treasure Data, 47 % des organisations citent le cloisonnement des données comme leur principal obstacle à l'intelligence d'affaires. S&OP élimine ce problème en mettant en œuvre une nouvelle architecture de données qui intègre les données de tous les départements.
- Les coûts opérationnels sont réduits. Les centres de communication qui fonctionnent avec des données et des services cloisonnés dépenseraient 15 % de leur temps surmonter les obstacles à la communication. Cette perte de temps pourrait être éliminée grâce à une réunion mensuelle sur le processus S&OP, ce qui permettrait aux entreprises d'économiser beaucoup d'argent.
- Elle améliore la satisfaction des clients. En intégrant les données de tous les départements et en créant un plan complet, S&OP aide les organisations à mieux comprendre les besoins de leurs clients, ce qui se traduit par des niveaux de satisfaction globale plus élevés.
- De meilleures décisions en matière d'offre et de demande sont prises. S&OP fournit aux organisations les données et les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant leur demande et leur offre, par exemple quand augmenter/diminuer la production et comment réagir aux évolutions du marché.
- Elle améliore la conformité à la réglementation. S&OP veille à ce que les entreprises se conforment à toutes les lois, réglementations et normes pertinentes, ce qui est essentiel pour la gestion des risques et le maintien de la compétitivité sur le long terme.
Étant donné que la planification des ventes et des opérations contribue à améliorer la transparence à tous les niveaux, tous les services acquièrent une meilleure compréhension du cycle de vie des produits et de leurs rôles respectifs dans celui-ci.
En fin de compte, cela contribue à créer une organisation plus efficace et productive, mieux équipée pour surmonter les défis concurrentiels ou opérationnels qui pourraient survenir.
Le processus S&OP étape par étape
Vous avez donc décidé de mettre en œuvre la planification S&OP. Il est essentiel de suivre le bon processus afin que tous les buts et objectifs soient atteints. Gardez à l'esprit votre objectif ultime : aligner votre chaîne d'approvisionnement, vos ventes et vos opérations en termes de ressources, de prise de décisions et de stratégie.
Passons en revue les différentes étapes du S&OP :
1. Prévisions
La phase de prévision du processus est largement axée sur les données. L'objectif d'une entreprise est ici d'évaluer avec précision la demande actuelle, les tendances du marché et les commentaires des clients prévoir les besoins d'approvisionnement futurs.
Les données sont collectées non seulement à partir des ventes et des opérations, mais également à partir de sources externes telles que le marché boursier, les données économiques ou les enquêtes auprès des clients. Toutes les tendances sont identifiées et utilisées pour créer une prévision fiable de la demande.
2. Planification de la demande
Le processus de planification de la demande consiste à analyser les prévisions de ventes et à apporter les ajustements nécessaires aux niveaux de stock, aux politiques de service client et à d'autres facteurs pertinents en fonction de la demande attendue pour un produit particulier.
La demande peut être quantifiée en termes de revenus ou d'unités du produit, en fonction des besoins de l'organisation. L'objectif ultime de la planification de la demande est de s'assurer que les bons produits sont disponibles dans les bonnes quantités au bon moment pour répondre aux besoins des clients et optimiser les niveaux de stocks.
Un processus de planification de la demande bien exécuté peut aider les organisations à minimiser les ruptures de stock, à réduire le gaspillage, à améliorer la satisfaction des clients et à accroître l'efficacité et la rentabilité globales.
3. Planification de l'approvisionnement
Élément essentiel du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement, la planification des approvisionnements implique la collaboration entre les représentants des finances, des opérations et des matériaux. Le processus commence par l'évaluation des contraintes de capacité de l'organisation, y compris les limites de main-d'œuvre, de machines et de fournisseurs.
Sur la base de cette évaluation, un plan d'approvisionnement complet est créé qui prend en compte toutes les contraintes de capacité. Ce plan d'approvisionnement décrit les étapes nécessaires pour garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour répondre à la demande de produits de l'organisation.
En évaluant soigneusement les contraintes de capacité et en développant un plan d'approvisionnement bien structuré, les organisations peuvent améliorer l'efficacité globale des opérations de leur chaîne d'approvisionnement. Cela peut permettre d'éviter les ruptures de stock, de réduire le gaspillage, d'améliorer la satisfaction des clients et d'augmenter la rentabilité globale.
3. Réunion pré-S&OP
Lors de cette réunion, les dirigeants de divers départements de l'organisation, tels que les finances, les ventes, le marketing, les opérations, les matériaux, la gestion des produits et les ressources humaines, se réunissent pour échanger des idées et collaborer. Les prévisions de ventes sont comparées et alignées sur les plans de demande et d'approvisionnement, en tenant compte de toutes les implications financières.
Cette réunion est l'occasion pour les dirigeants de passer en revue les performances actuelles et de discuter des risques et opportunités potentiels, leur permettant de prendre des décisions éclairées qui favorisent le succès de l'organisation. Il constitue un forum pour la collaboration interfonctionnelle, où les participants peuvent apporter leurs points de vue et leur expertise uniques.
Le résultat de la réunion pré-S&OP est un plan complet et intégré qui équilibre l'offre et la demande et soutient les objectifs financiers de l'organisation.
4. Réunion exécutive du S&OP
Maintenant que toutes les données et informations nécessaires ont été collectées, une réunion exécutive du S&OP est organisée. Le plan intégré final est présenté aux dirigeants de l'organisation.
À ce stade, l'accent passe de la prise de décisions tactiques à la planification stratégique. Les dirigeants fournissent des commentaires sur le plan proposé et discutent des risques ou opportunités potentiels qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre ; ils fournissent également des conseils sur la manière d'ajuster les plans en réponse à l'évolution des conditions du marché.
Le fait de réunir toutes les parties prenantes concernées pour une discussion approfondie du plan intégré permet de garantir que tous les risques ou opportunités potentiels sont identifiés à un stade précoce et que tous les changements nécessaires pour favoriser le succès de l'organisation sont apportés en temps opportun.
5. Mise en œuvre
Une fois que toutes les parties prenantes se sont mises d'accord sur un plan intégré, il est temps de le mettre en œuvre. Le processus de mise en œuvre implique la communication du plan à tous les services concernés de l'organisation, ainsi qu'aux parties prenantes externes telles que les fournisseurs et les clients.
Le plan doit être suivi de près afin que toute modification nécessaire pour répondre à l'évolution des conditions du marché puisse être apportée en temps utile. La surveillance permet également de s'assurer que l'organisation atteint ses objectifs financiers et répond aux besoins de ses clients.
Principaux indicateurs S&OP pour les dirigeants financiers
La planification des ventes et des opérations est avant tout un outil de gestion financière. Il est donc important que les responsables financiers aient accès à des indicateurs clés qui les aideront à comprendre le coût réel des ventes et la planification des opérations.
Certains de ces indicateurs clés incluent :
- Total des ventes au cours d'une période donnée. Par exemple, il peut s'agir de vos ventes mensuelles ou des ventes d'un trimestre spécifique.
- Ventes totales par rapport à vos prévisions (comme décidé dans le processus S&OP).
- Marges brutes pour chaque produit ou service.
- Fonds de roulement (flux de trésorerie) par rapport à votre plan initial.
Ces indicateurs sont tous révélateurs des performances de l'organisation par rapport à son plan initial et peuvent aider les responsables financiers à identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. Cependant, il existe d'autres indicateurs à suivre si vous souhaitez mieux comprendre le succès du processus S&OP :
- Prévisions de demande et de production par rapport aux résultats réels.
- Utilisation des capacités (dans quelle mesure vos ressources sont-elles utilisées efficacement ?).
- Rotation des stocks.
- Livraison à temps et niveau de précision de la livraison.
- Délais de cycle entre la commande et la livraison.
- Scores de satisfaction des clients.
Un ensemble complet de mesures vous permet d'affiner et d'améliorer constamment le processus S&OP, ce qui vous permet d'identifier les domaines dans lesquels des économies de coûts peuvent être réalisées et de nouvelles opportunités explorées.
Perfectionnez votre S&OP avec Pigment
Le processus de planification des ventes et des opérations demande du temps, de l'énergie et des ressources pour fonctionner correctement, surtout si vous gérez l'ensemble du projet manuellement. De nombreuses organisations tirent parti du logiciel S&OP pour alléger la charge et garantir le bon déroulement du processus.
Avez-vous besoin d'un logiciel S&OP ?
Si vous avez géré S&OP manuellement jusqu'à présent, vous pourriez avoir du mal à justifier le coût d'une solution logicielle. Cependant, le bon logiciel S&OP peut vous faire économiser du temps et de l'argent à long terme, surtout s'il est conçu pour être intégré à vos systèmes existants.
Voici quelques signes révélateurs qui indiquent qu'il est temps d'investir dans les logiciels S&OP :
- Vous éprouvez des difficultés à vous faire une idée précise de l'état actuel de votre organisation.
- La planification, la coordination et l'exécution des stratégies de vente et d'exploitation prennent trop de temps.
- Vous n'êtes pas en mesure de réagir rapidement à l'évolution de la demande des clients ou de la dynamique de la chaîne d'approvisionnement.
- Vos prévisions financières sont inexactes ou ne sont pas à jour.
Heureusement, nous avons la solution.
Pigment : votre source de vérité
Chez Pigment, nous avons conçu une plateforme qui prend en charge la planification intégrée à de nouveaux niveaux de précision et d'efficacité. Notre logiciel de planification d'entreprise intuitif vous permet de planifier, d'optimiser, d'exécuter et de suivre les performances de vos ventes et de vos opérations en temps réel, le tout à partir d'un emplacement central.
Non seulement notre plateforme vous offre une visibilité sans précédent sur l'état actuel de votre organisation, mais elle vous aide également à garder une longueur d'avance sur la demande des clients en fournissant des prévisions précises pour la planification future.
Espaces de travail collaboratifs
Résolvez les problèmes de cloisonnement et assurez-vous que toute votre équipe travaille sur la même longueur d'onde avec espaces de travail collaboratifs. Notre tableau de bord intuitif assure la transparence au sein de l'organisation et vous permet d'identifier rapidement tout écart, permettant ainsi à votre équipe de prendre des décisions rapides pour assurer le bon déroulement du processus.
Intégrations à profusion
L'intégration à d'autres systèmes est un élément essentiel du processus S&OP. Heureusement, Pigment s'intègre à un large éventail d'applications et de services, y compris les systèmes ERP, les CRM et les solutions de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Sécurité de niveau professionnel
Vos données sont très précieuses et il est donc essentiel qu'elles restent sécurisées à tout moment. Nous sécurisons tout, des droits d'accès aux pistes d'audit avec des systèmes de niveau professionnel.
Des calculs puissants
Notre moteur est conçu pour vous aider de manière fluide et puissante prévisions et calculez les données dont vous avez besoin pour devancer la demande des clients et garantir la rentabilité de votre entreprise.
Avec une conception intuitive à laquelle toute votre équipe peut s'intégrer, des espaces de travail intégrés qui permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et une sécurité de niveau professionnel pour vos données, Pigment est la solution idéale pour la planification des ventes et des opérations. Contactez-nous pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à rationaliser votre processus.
Meilleures pratiques S&OP pour les équipes des finances et des recettes
Pour compléter l'article, voici quelques meilleures pratiques pour les équipes chargées des finances et des recettes en matière de planification des ventes et des opérations :
- Donnez la priorité à la demande des clients : cela devrait être votre objectif principal.
- Créez un budget détaillé qui prend en compte toutes les dépenses liées au S&OP.
- Analysez les données en temps réel à l'aide de tableaux de bord intégrés pour garantir leur précision.
- Configurez des alertes automatisées afin de pouvoir réagir rapidement à tout changement de la demande des clients ou de la dynamique de la chaîne d'approvisionnement.
- Impliquez l'ensemble de l'équipe dans les réunions S&OP et encouragez une communication ouverte.
- Assurez-vous d'avoir toujours une longueur d'avance grâce à des prévisions qui permettent de prévoir avec précision les besoins futurs.
La planification des ventes et des opérations est un élément essentiel de toute entreprise, mais elle peut être longue et compliquée si elle est effectuée manuellement. Investir dans le bon logiciel peut rendre le processus beaucoup plus facile et plus efficace, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent à long terme.
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