Guide pratique pour une planification des ventes optimisée

‍Laplanification stratégiques des ventes  est le processus de modélisation qui aide les managers à prévoir ce que leur équipe commerciale peut réaliser, afin d'optimiser l'allocation des ressources nécessaires et d'identifier les écarts potentiels entre le réel et les objectifs de vente de l'organisation.

La planification stratégique des ventes est un élément essentiel de la gestion des performances commerciales. Les responsables commerciaux doivent s'assurer que leur équipe dispose des ressources et des capacités nécessaires pour atteindre ses objectifs, tout en veillant à ce qu'elle soit suffisamment challengée pour être le plus efficace possible sans s'épuiser. C'est un équilibre complexe !

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Qu'est-ce que la planification stratégique des ventes ?

La planification des ventes est le processus qui consiste à modéliser les prévisions de ventes de l'équipe commerciale et à les comparer aux objectifs financiers de l'entreprise. En comparant la capacité de l'équipe existante aux résultats escomptés, les responsables peuvent identifier les potentiels écarts ou besoins  et mettre en oeuvre un plan d'action pour guarantir à leurs équipes de réussir à atteindre leurs objectifs.

Il existe plusieurs facteurs qui contribuent à prédire la capacité de l'équipe de vente existante. Cela inclut le délai de montée en compétence des nouveaux commerciaux ou encore les hypothèses autour des quotas. Au cours du processus de planification des ventes, les responsables commerciaux parviennent à déterminer s'ils doivent ajuster les quotas et les processus de montée en compétences afin d'atteindre les objectifs de revenus, ou s'ils doivent recruter de nouveaux talents pour parvenir à leurs fins. Si de nouveaux recrutement sont nécessaires, une planification précise de la capacité de vente peut également aider les responsables à identifier les exigences pour les prochains talents.

Traditionnellement, la planification stratégique des ventes était intrasèquement liée à la gestion des opérations et à la production (manufacturing). L'évolution rapide du marché a placé la planification des ventes comme un élément critique du budget de nombreuses entreprises SaaS. En effet, ces dernières réalisent d'importants investissements au profit de leurs équipes commerciales et marketing, car leur succès ou échec impactera la santé et la performance de l'entreprise.

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Planification stratégique des ventes et attrition

Les entreprises américaines enregistrent des taux d'attrition allant jusqu'à 27% au sein de leurs équipes de vente (presque le double du taux d'attrition global observé dans les autres départments de l'entreprise). En outre, alors que l'ancienneté moyenne des employés âgés de 55 à 64 ans est d'environ 10 ans, elle n'est que de 2,8 ans dans la tranche d'âge des 28-34 ans. Les entreprises sont donc toujours confrontées au problème de turnover des salariés - phénomène qui devrait se poursuivre, voire s'intensifier, au fil du temps.

L'attrition est un phénomène normal. Toutefois, lorsqu'un commercial performant quitte l'entreprise, elle perd non seulement le ROI des coûts liés à sa formation, mais aussi une source de revenu potentiel. La perte de chiffre d'affaires est très importante dans ce cas, car le temps nécessaire au recrutement et à la formation de nouveaux commerciaux est considérable. 

Les responsables commerciaux doivent surveiller leurs meilleurs éléments et prendre des mesures de rétention s'ils estiment qu'il y a un risque de démission. Les commerciaux performants sont en effet difficiles à trouver et il n'est pas facile de les remplacer.

Dans un premier temps, la perte de certains collaborateurs peut ne pas sembler si critique. Cependant, le processus de planification stratégique des ventes devient de plus en plus complexe lorsque des collaboteurs opérationnels partent et sont remplacés par des collaborateurs à former entièrement. C'est pourquoi les responsables des ventes doivent offrir des incientives durables (comme la mise à disposition de stock options par exemple) pour encourager la fidélité des collaborateurs. 

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Pourquoi la planification de la capacité de vente est-elle importante ?

La planification de la capacité de vente est un élément crucial de la planification des ventes et a un impact direct sur la productivité future des ventes. Voici comment :

• Mesurer les performances commerciales : La planification stratégique des ventes permet à la direction commerciale de prévoir les performances commerciales. Si l'équipe actuelle n'est pas en mesure de générer le maximum de revenus pour atteindre les objectifs fixés, l'entreprise doit identifier des stratégies pour augmenter sa capacité. Cela peut se faire par des recrutements ou par la mise en place d'un système d'aide à la vente. 
• Des pratiques de management transparentes : La planification des ventes nécessite une étude approfondie des capacités de chaque membre de l'équipe. Cela aide les dirigeants à développer des attentes claires concernant les compétences nécessaires à développer, la disponibilité et la performance des commerciaux.
• Des informations fondées sur des données : La planification des ventes fournit aux responsables commerciaux des données sur les performances et le potentiel de l'équipe. Cela signifie qu'ils peuvent prendre des décisions opportunes sur quel profil recruter, dans quelle région/ filiale et comment proposer un parcours de formation efficace pour les nouvelles recrues.
• Utilisation optimale des ressources : Grâce à la planification des ventes, les dirigeants peuvent mettre en place différentes stratégies pour répondre aux besoins en ressources et prévoir l'impact de mesures telles que la réduction du temps de montée en compétence. Cela leur permet de trouver l'équilibre optimal au sein de l'équipe.

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Paramètres à prendre en compte pour la planification des ventes

La planification des ventes est un processus complet au cours duquel les responsables commerciaux doivent prendre en compte plusieurs facteurs importants, notamment :

• Vente moyenne: La vente moyenne, ou taille moyenne d'une affaire, permet de comprendre combien d'affaires doivent être conclues pour atteindre les objectifs de vente spécifiés. 
• Taux de réussite : Le taux de signature mesure le nombre moyen d'affaires conclues, ce qui donne une indication du nombre d'opportunités qu'un commercial doit conserver dans son pipeline pour atteindre ses objectifs.
• ‍Cycle de vente  : Le cycle de vente moyen aide les responsables commercial à comprendre le temps total nécessaire à signature d'un contrat. Ils peuvent alors déterminer la date limite à laquelle le prospect doit entrer dans le pipeline pour constituer une opportunité viable pour un trimestre ou un mois en cours.
• Pourcentage de commerciaux opérationnels : correspond au nombre de commerciaux opérationnels vs ceux encore en formation. Il est important de comprendre combien de temps est nécessaire pour qu'un nouveau collaborateur devienne autonome sur son poste.
• Marché cible : Le marché cible d'une entreprise doit être d'une taille suffisante pour contenir suffisamment de clients potentiels ayant le ticket d'entrée souhaité. Si le marché cible est trop petit, les objectifs risquent de ne pas pouvoir être atteints.
• Outils et processus de vente : Les outils et processus de vente doivent être en place pour que les commerciaux puissent traiter les nouveaux prospects. L'absence de processus de vente défini peut ralentir la conversion de prospects en clients.
• Taille de l'équipe de vente : Il est important de connaître le nombre de membres nécessaire pour que l'équipe de vente soit en mesure d'atteindre ses objectifs trimestriels et de croissance du chiffre d'affaires d'une année sur l'autre.

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Optimiser la planification des ventes pour maximiser les revenus

Voici un guide complet pour exécuter le plan de capacité de vente optimal afin de maximiser vos revenus :

Comprendre la structure de l'équipe‍

Les organisations commerciales peuvent être complexes. Il est important de s'assurer que leurs responsables ont une vision claire de la structure de l'équipe et comprennent les responsabilités et les nuances propres à chaque région ou à chaque segment d'audience. Il est également important de recueillir des informations précises sur les indicateurs clés décrits ci-dessus et de se rappeler qu'ils peuvent varier d'un commercial à l'autre. Les commerciaux seniors peuvent avoir un meilleur taux de réussite, certains peuvent bénéificer d'un segment de comptes avec un cycle de vente plus court,... Ces nuances doivent être prises en compte dans les données que vous utiliserez pour établir vos projections. 

Comparer les projections aux objectifs

Une fois que vous avez une vision claire de l'équipe existante et de ses résultats, vous devez comparer les résultats à vos objectifs financiers pour l'année. Dans la plupart des cas, vous constaterez qu'il existe un écart entre votre projection actuelle et les chiffres que votre équipe financière souhaiterait vous voir atteindre. Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour rapprocher ces chiffres :

1. Examinez les hypothèses de base de votre plan en ce qui concerne les quotas, les effectifs et le temps nécessaire à leur montée en compétence. Y a-t-il des ajustements à apporter à ces chiffres ?
2. Examinez vos équipes dans différentes régions. Serait-il judicieux de demander des ressources supplémentaires pour une équipe de vente particulière ? Réfléchissez au niveau d'expérience dont vous pourriez avoir besoin et à l'impact que cela pourrait avoir sur les résultats. 

Mise en œuvre des plans

En fonction des résultats de votre plan, vous devrez peut-être augmenter le nombre de collaborateurs ou réorganiser les équipes de vente existantes. Vous devriez maintenant être prêt à présenter votre modèle pour justifier vos demandes de ressources supplémentaires pour réussir à atteindre vos objectifs. 

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