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Comment Gorgias a gagné un mois sur la planification annuelle après une implémentation « étonnamment facile »
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"Si vous voulez de l'autonomie et que vous voulez responsabiliser les responsables de votre département, vous devriez planifier dans Pigment. Vous pouvez littéralement satisfaire n'importe quel cas d'utilisation. Ce n'est pas seulement un outil de FP&A. C'est un outil de finance stratégique. C'est un outil de finance stratégique.
Daniel Shaffer
Strategic Finance Lead
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Daniel Shaffer
Strategic Finance Lead
Effectif
201-500
Utilisé par
L'équipe Finance
Siège
San Francisco, Californie, États-Unis
Secteur
Technologie
Délai de mise en œuvre
Intégrations avec
Netsuite, BigQuery
En résumé
- Pour la scalabilité, les feuilles de calcul créaient de sérieux obstacles.
- Gorgias était en quête d'une solution permettant aux responsables de départements de s'approprier leurs budgets.
- L'implémentation de Pigment s'est faite avec une co-construction « étonnamment facile ».
- Un mois a été gagné sur la planification du budget 2023.
- Les cadres de Gorgias aiment travailler avec Pigment.
- Les responsables de la finance et des autres départements collaborent efficacement et facilement dans la solution.
- Gorgias a opté pour un partenariat plus poussé grâce aux Premium Success Packages.
- « J'apprécie le fait que Pigment me permette d'être beaucoup plus productif chaque jour. » -Daniel Shaffer, Strategic Finance Lead chez Gorgias
Une entreprise axée sur les logiciels qui se laisse distancer par les feuilles de calcul
Depuis des années, Gorgias révolutionne la fonction support pour les entreprises de commerce électronique. Mais sa planification financière étant bloquée dans des feuilles de calcul, sa pile technologique FP&A ne pouvait pas évoluer selon ses besoins.
En tant que grande entreprise multi-entités, la pile de données et de fournisseurs représentait des feuilles de calcul bien trop longues à consolider, à valider et avec lesquelles collaborer. D'innombrables fonctions SUMIF devaient être exécutées, simplement pour générer des états financiers de base à partir d'entrées multiples, ce qui créait une énorme marge d'erreur.
Avec cette complexité venait un manque de transparence sur les performances par rapport au budget, mis à part lors de la clôture mensuelle. Les responsables de service n'étaient donc pas en mesure de prendre des décisions éclairées, en dehors de ces moments)là. Le service financier avait également besoin d'un meilleur moyen d'étudier les écarts, qu'ils soient favorables ou défavorables, sans avoir à entrer dans la base de données des transactions et à filtrer ad nauseam pour essayer de comprendre ce qui avait un impact sur un seul chiffre.
La recherche d'une solution pour responsabiliser l'ensemble de l'équipe
Alignée avec la valeur qu'elle offre en tant que fournisseur de logiciels, Gorgias est en permanence en quête de solutions logicielles innovantes, pour accroître la productivité de son personnel existant avant de recruter. Ainsi, lorsque la recherche du bon logiciel a démarré, l'entreprise avait deux priorités principales.
La première, c'était de donner plus de pouvoir aux responsables de service. Les personnes extérieures au service financier ayant peu de chances de comprendre les tenants et les aboutissants d'un P&L et d'autres résultats financiers, il fallait trouver un moyen de générer des idées et de présenter les données du P&L de manière digeste et pertinente.
La seconde, c'était d'abandonner à tout prix les feuilles de calcul pour que l'équipe financière puisse apporter une contribution plus stratégique – au lieu de passer un temps précieux à corriger des erreurs évitables et à rassembler différentes versions de chaque feuille.
L'intégration avec Netsuite était aussi importante. L'idéal était que personne, en dehors du service financier, n'ait besoin d'accéder à Netsuite pour obtenir toutes les données pertinentes qu'il contient.
Pigment s'est alors imposée grâce à son évolutivité, sa flexibilité et sa connectivité. L'un des facteurs clés dans la décision a été la multidimensionnalité de Pigment, qui permet à Gorgias de découper ses données en plusieurs dimensions à la fois, ce qui est essentiel pour l'entreprise qui compte plusieurs entités.
Une implémentation « étonnamment facile » et un gain de temps considérable
Une fois l'implémentation démarrée, l'équipe n'a pas tardé à se sentir incroyablement confiante dans la mise en place de Pigment.
Avec une approche de co-construction, les modèles pouvaient être conçus et initiés ensemble, avant que l'équipe ne puisse se référer à l'approfondissement de la formule et aux diagrammes de dépendance pour reproduire la logique dans l'ensemble du modèle.
Le plan annuel complet pour 2023 a été élaboré dans Pigment, et les responsables de service se sont rapidement familiarisés avec l'outil pour réviser leurs plans. En créant un processus plus dynamique d'itération et de collaboration, Gorgias a pu réduire d'un mois complet son processus de planification annuelle.
Le service financier a dispensé une formation pratique à l'outil aux chefs de service et aux cadres, et a créé des vidéos pour rappeler aux utilisateurs les processus et les fonctionnalités. En l'espace de quelques semaines, les chefs de service ont commencé à établir leur budget dans Pigment.
L'équipe de direction de Gorgias est également satisfaite de l'implémentation :
Une grande confiance pour 2024
Alors que l'équipe commence à travailler sur les clôtures mensuelles pour 2023, et sur l'analyse des écarts qu'elle réalisait auparavant via des feuilles de calcul, l'équipe financière constate déjà d'énormes gains de temps. Et ce n'est pas seulement sur les processus répétitifs ; l'obtention des informations pour les partenaires commerciaux est beaucoup plus facile, et elles sont livrées rapidement avec un minimum d'effort.
Les chefs de service et les cadres peuvent laisser des commentaires directement dans Pigment, ce qui représente moins d'allers-retours dans différents canaux, et moins de risques de problèmes de contrôle de version. Et, comme prévu, personne en dehors du service financier n'a besoin de se connecter à Netsuite : il n'y a plus qu'une plateforme unique pour les informations budgétaires et la planification.
La planification annuelle pour 2024 ne démarrera pas avant le second semestre, mais l'équipe est d'ores et déjà convaincue qu'elle pourra être entièrement pilotée par les responsables de service, directement dans Pigment, avec une supervision financière.
Un partenariat durable
Avec la volonté de pousser Pigment aussi loin que possible, Gorgias se tourne maintenant vers la planification des revenus. Chaque département et chaque organisation a besoin de son propre mini-modèle pour l'intégrer dans le plan de revenus.
Pour aider à le conceptualiser, et pour réaliser le plus rapidement possible un travail de fond sur les nouveaux cas d'utilisation, Gorgias s'est associé à Pigment avec un Premium Success Package, permettant un partenariat plus poussé avec leur architecte de solutions afin de cartographier ces modèles. L'équipe se sent ainsi suffisamment autonome pour construire ces mini-modèles dans Pigment.
Pour Gorgias, il est important que Pigment ne soit pas seulement une plateforme, mais un partenaire qui les aide à faire évoluer leurs modèles et à maximiser le retour sur investissement au fil de l'intégration de cas d'utilisation dans le modèle.
Alors que Gorgias continue de développer son utilisation de Pigment et d'amener de nouveaux partenaires commerciaux sur la plateforme, la communauté et l'académie sont des ressources importantes dont les équipes apprécient déjà la valeur.
Daniel Shaffer a également exprimé sa gratitude à l'équipe d'assistance, surpris par la rapidité avec laquelle les tickets sont traités et résolus. Cela est crucial pour la capacité de Gorgias à travailler de manière autonome et à résoudre les problèmes au fur et à mesure de la construction.