Les basiques de la planification des quota de ventes

La planification des quotas de vente est un élément important de la gestion des performances commerciales (GPC). La fixation de quotas de vente équilibrés est essentielle pour motiver les vendeurs à donner le meilleur d'eux-mêmes et pour aligner les objectifs de l'équipe de vente sur ceux de l'ensemble de l'organisation.

Cependant, dans de nombreuses organisations, les responsables commerciaux déclarent que l'étape de la création d'un quota de vente cohérent est l'un de leurs plus gros challenges au moment de l'élaboration des programmes de rémunération. En raison de la complexité du processus, de la quantité de données à prendre en compte et du nombre de parties prenantes, la création des quotas de vente devient un processus manuel et finit souvent par reposer davantage sur des hypothèses que sur des données réelles.

L'utilisation de suppositions et non d'une approche reposant sur des données réelles a rarement permis de développer des quotas équitables et motivants pour l'équipe commerciale. Afin d'aligner les objectifs des équipes de vente aux besoins de l'entreprise, il est nécessaire d'avoir une méthodologie réfléchie, étayée par des données fiables, qui puisse être communiquée de manière claire et transparente aux commerciaux.

La suite de cet article vous permet d'en savoir plus sur les aspects essentiels de la planification des quotas de vente et sur ses avantages pour l'entreprise.

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Qu'est-ce qu'un quota de vente ?

Un quota de vente est l'objectif de vente qu'un commercial doit atteindre au cours d'une période donnée. Les quotas de vente peuvent être individuels ou collectifs (au niveau de l'équipe) et sont généralement divisés en objectifs mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.

Les quotas de vente sont généralement définis par les responsables commerciaux en termes d'unités vendues, de montant en dollars ou de la signature d'un nombre donné de nouveaux clients. Dans la plupart des cas, l'atteinte ou le dépassement du quota de vente donne lieu à une prime de performance pour les commerciaux.

Pour fixer les quotas de vente, la direction collabore avec les responsables des ventes afin de déterminer le quota de vente approprié pour chaque commercia ainsi que le quota global de chaque équipe de vente. L'équipe dirigeante peut s'appuyer sur la planification prédictive ou par scénarios pour analyser plusieurs options de quotas de vente afin de trouver la meilleure répartition. Fixer le bon quota nécessite un équilibre : si le quota fixé est trop bas, cela peut générer des coûts élevés pour l'entreprise.

La planification des quotas de vente fait partie du processus de planification des ventes, qui nécessite la contribution d'un large éventail de parties prenantes. L'équipe financière doit contribuer à faire en sorte que le quota de vente soit à la hauteur des objectifs commerciaux plus larges de l'organisation. Les responsables des ventes et du chiffre d'affaires veillent à ce que les quotas de vente soient réalisables et raisonnables. Les quotas doivent être optimisés sur la base des données historiques de performance des ventes ainsi que des prévisions et des objectifs, et ils doivent être alignés sur la planification du territoire et le plan de capacité de vente de l'organisation.

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Comment fixer un quota de vente ?

Une bonne planification des quotas de vente et des territoires de vente peut entraîner une augmentation potentielle de 2 à 7 % des ventes, sans qu'il soit nécessaire d'apporter d'autres changements. En fixant vos quotas de vente et vos territoires, vous pouvez donc avoir un impact important sur le chiffre d'affaires de votre entreprise. Mais comment fixer correctement les quotas ? Voici quelques points importants à prendre en compte :

Approche descendante ou ascendante ?

L'approche descendante des quotas de vente consiste à partir des objectifs de revenus de l'organisation, de les répartir ensuite par équipe, puis par individu. L'avantage de cette approche est que vous êtes certains que vos objectifs de vente soient alignés aux objectifs stratégiques de l'organisation.

Cependant, fixer des quotas de cette manière peut créer des quotas irréalistes qui démotivent vos commerciaux, et augmentent les chances d'attrition. Un taux élevé de départs aura un impact sur les coûts de votre entreprise (le recrutement est côuteux et chronophage) ainsi que sur le moral d'une équipe en sous-effectif. C'est pourquoi nous préférons la méthodologie de planification des ventes ascendante.

Dans la planification ascendante des ventes, les responsables commerciaux identifient les quotas qu'ils jugent réalisables et réalistes pour leurs équipes sur la base de performances antérieures. Ces quotas individuels sont ensuite  rassemblés pour être examinés par les directeurs. Les quotas seront enfin ajustés en fonction des attentes de l'entreprise.

Ce processus est beaucoup plus itératif et peut prendre plus de temps. Toutefois, les quotas qui en résultent sont généralement beaucoup plus réalistes et fiables. Cette méthologie vous permet également d'identifier les lacunes éventuelles de votre équipe commerciale les besoins de recrutements ou de formation de l'équipe existante. Le processus étant plus collaboratif, ce sera l'occasion d'impliquer vos commerciaux et de les engager à atteindre ou dépasser leurs quotas.

Définir votre base de référence

Une base de référence est le chiffre que vos ventes doivent atteindre pour que votre entreprise continue à fonctionner. Il s'agit du seuil minimum pour vos quotas de vente. La meilleure façon de le calculer est d'examiner les données historiques relatives aux performances de votre entreprise, mais vous devez également tenir compte d'études plus larges sur les conditions du marché, l'activité des concurrents et les priorités de l'entreprise, telles que l'expansion sur de nouveaux marchés. Un autre facteur à prendre en compte est votre capacité de vente. Si votre équipe a changé de taille ou de niveau d'expérience, l'examen des données historiques sur les performances ne vous donnera peut-être pas la meilleure indication de ce qu'elle peut accomplir aujourd'hui.

Prendre en compte les variables

Dans la plupart des entreprises, les performances commerciales sont susceptibles d'être saisonnières. En d'autres termes, votre équipe n'atteindra pas les mêmes chiffres d'un mois à l'autre ou d'un trimestre à l'autre. Il est probable que les performances varient en fonction des zones géographiques, des régions etc... Assurez-vous que vos quotas reflètent ces paramètres. Vous pouvez également prendre en compte d'autres facteurs internes tels que la répartition des investissements marketing sur l'année.

Fixer des objectifs d'activité

Une fois que le quota idéal a été défini et validé, la direction commerciale fixe les objectifs d'activité. Ce processus implique la création d'une feuille de route pour l'équipe commerciale comprenant les actions à mener pour atteindre les quotas. Ces actions peuvent consister en de la prospection par téléphone, envoyer des emails, réaliser des démonstrations produits, etc. 

‍Communiquer et collaborer

Une fois vos objectifs fixés, ils doivent être communiqués à l'ensemble de l'équipe commerciale. Il est important de définir clairement avec chaque commercial les attentes sur son quota et l'impact sur son plan de rémunération. Les commerciaux doivent également savoir comment seront mesurées leurs performances et à quelle échéance. Offrez-leur la possibilité de poser des questions ou de faire part de leurs préoccupations concernant leur plan. La meilleure façon de motiver les équipes est d'être transparent sur la prise de décision et l'obtention de ces chiffres.

Une fois le plan de vente établi, la direction commerciale doit suivre activement les performances de chaque commercial pour s'assurer de l'atteinte des objectifs.

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Quelle différence entre quotas de vente, objectifs et cibles de vente ?

Il est commun de confondre les notions de quotas de vente, de cibles de vente et d'objectifs de vente. Il s'agit en fait de trois concepts différents, chacun d'importance égale pour les équipes commerciales. 

Les quotas de vente représentent le total qu'un commercial ou une équipe doit atteindre au cours d'une période donnée (un trimestre ou un mois par exemple).

Les objectifs de vente sont les objectifs globaux de l'entreprise pour l'année en cours. Ces derniers devraient être équivalents à la somme totale des quotas de ventes.

Les objectifs de vente sont les ventes que l'ensemble de l'équipe commerciale doit atteindre pour réaliser les objectifs de vente.

Bien que ces termes puissent sembler similaires, il est important que l'équipe saissise bien les différences.

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Pourquoi la planification des quotas de vente est-elle importante pour aujourd'hui et demain ?

En période d'instabilité économique, il est important que les organisations se concentrent sur la réalisation de leurs objectifs de chiffre d'affaires. L'utilisation de toutes les données disponibles pour créer des quotas précis et fiables est une étape clé pour y parvenir. Voici quelques bénéfices de la mise en oeuvre d'un processus de planification de quotas de vente efficace :

• Motivation des collaborateurs : Fixer des quotas irréalistes démotive les collaborateurs, ce qui augmente les risques d'attrition et la nécessité de devoir recruter. Des quotas et des territoires équilibrés, ainsi qu'une planification et des prévisions précises des capacités de ventes sont les ingrédients nécessaires pour des commerciaux heureux, engagés et productifs.

• Planification du territoire: Si la direction n'optimise pas ses territoires de vente, il est pratiquement impossible pour l'équipe de vente d'atteindre ses quotas. Comme les quotas et les territoires vont de pair, la planification des quotas de vente permet de mettre en évidence les problèmes qui pourraient subsister dans la planification de votre territoire et vous amène à redéfinir ou à repenser vos territoires de vente. Une planification optimale des territoires de vente est la clé de la réussite des vendeurs.

• Allocation des ressources : Une allocation optimisée des ressources internes est clé. Les commerciaux ont besoin du soutien total des équipes dirigeantes pour allouer les ressources qui leur permettront d'atteindre leurs quotas. La planification des quotas de vente aide les responsables commerciaux à mieux comprendre les ressources nécessaire pour que chaque individu puisse atteindre ses résultats, et à identifier les obstacles potentiels.

• Clarté et transparence : La planification des quotas de vente apporte la transparence nécessaire aux opérations de vente. Lorsque les décisions sont fondées sur des données, les risques d'erreur au moment de fixer les quotas sont réduits au minimum. En outre, les membres de l'équipe commerciale sont fortement impliqués dans le processus de planification, de sorte qu'ils savent clairement quelles sont les actions à mener pour atteindre leurs objectifs.

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Améliorer la planification de vos quotas de vente

Le processus de planification des quotas de vente est itératif et il est toujours possible de l'optimiser. C'est là qu'une plateforme de planification commerciale peut être bénéfiques pour les équipes commerciales et en charge du revenu.

Les plans d'atteinte des quotas doivent être réalisés rapidement afin de fournir aux commerciaux les informations nécessaires pour démarrer l'année. Une plateforme de planification des ventes peut aider à automatiser les processus liés aux données et à réduire le temps que les équipes consacrent aux tâches manuelles. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'exploitation et l'interprétation de vos données.

Pour fixer des quotas équilibrés, il est essentiel que la prise de décision soit fondée sur des informations précises et à jour en lien avec l'historique des performances commerciales, la capacité de vente et les prévisions. Un outil de planification commerciale (SPM) moderne est capable de s'intégrer facilement à vos autres systèmes pour vous donner une vue centralisée des informations sur lesquelles baser vos décisions.

La définition des quotas de vente se base sur des données provenant d'un grand nombre d'équipes différentes et nécessitent l'approbation d'une multitude de personnes. Une plateforme de planification des ventes comprend nativement des fonctions de collaboration qui fluidifient la communication et l'itération des plans entre les différentes parties prenantes.

Les responsables commerciaux peuvent ainsi mieux saisir l'impact de divers facteurs sur les quotas de vente en exécutant plusieurs scénarios d'hypothèses qui leurs permettront d'évaluer l'impact de chaque modification du plan.

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