Vous avez probablement déjà été témoin de la bataille que doivent affronter les équipes FP&A pour trouver le juste équilibre entre efficacité, impact et retour sur investissement.
Mais connaissez-vous l'ampleur des dommages causés par une planification et une analyse financières inefficaces ?
Il est difficile de reprocher à des employés des finances surchargés de travail de ne pas être en mesure de choisir les délais plutôt que la qualité du travail, ou la précision plutôt que des informations opportunes. Pourtant, les équipes FP&A sont obligées de prendre ces décisions difficiles chaque jour.
S'il vous est déjà arrivé de mener à bien des projets de haute urgence sans passer par un processus de livraison officiel, vous savez à quel point cela devient rapidement chaotique. Dans le même temps, des processus non structurés et mal exécutés peuvent considérablement ralentir les équipes.
Et si vous n'aviez pas à sacrifier des processus rapides et efficaces pour un impact et un retour sur investissement élevés ?
Dans cet article, vous découvrirez pourquoi la transformation de votre équipe FP&A en une machine extrêmement efficace peut multiplier votre impact sur l'entreprise. Vous apprendrez également pourquoi les équipes les plus heureuses sont les équipes les plus efficaces et comment y parvenir.
Les principales différences entre l'efficience et l'efficacité des équipes
Prenons un peu de recul pour comprendre à quoi cela ressemble lorsque votre équipe fait preuve d'efficience par rapport à l'efficacité.
Pour la plupart des équipes commerciales, l'efficacité est définie comme un état agile et performant dans lequel les livrables sont toujours ponctuels, précis et atteints grâce à des ressources optimisées. En termes simples, les équipes efficaces accomplissent presque 100 % de leur travail à temps, grâce à un minimum d'erreurs et à une bande passante bien planifiée.
D'autre part, l'efficacité fait référence à l'impact global de l'équipe à travers ses objectifs, ses priorités et ses décisions. L'efficacité de votre équipe se mesure par le retour sur investissement de chacun de vos projets.
Prenez le temps de lire les différences entre les équipes qui privilégient l'efficience à l'efficacité, et essayez de répondre à cette question : vaut-il mieux être une équipe efficiente ou efficace ?
Quoi de mieux : efficience ou efficacité ?
Voici la réponse : c'est une question piège ! Contrairement à la croyance populaire, les équipes réussissent mieux lorsqu'elles parviennent à trouver un équilibre entre l'efficacité de leurs processus et l'efficacité de leurs résultats. Pourquoi ?
Avec le début de la prise de décision basée sur les données, les équipes sont de plus en plus tenues de rendre compte de leur contribution à l'entreprise. Généralement, indicateurs de croissance et de chiffre d'affaires sont à l'avant-garde de la mesure de la valeur de l'équipe.
Et lorsque les performances sont classées uniquement en fonction des indicateurs d'impact, la plupart des équipes finissent par prendre des raccourcis ou réduisent leurs attentes de victoire.
En ajoutant une couche d'efficacité en tant que mécanisme de soutien pour les travaux à fort impact, vous réglez comment cet impact est atteint. En d'autres termes, des processus efficaces constituent l'épine dorsale d'un impact reproductible et à long terme sur l'entreprise.
Les dommages durables causés par des processus FP&A inefficaces
Environ 8 milliards de dollars sont perdus chaque année sur les tâches subalternes de traitement des données effectuées par des analystes financiers hautement qualifiés. C'est ce que vous avez à gagner en améliorant les processus obsolètes, cloisonnés et chronophages.
Le FP&A donne le ton au reste de l'entreprise, servant souvent de point de départ pour la planification des ventes, la budgétisation et la prévision des revenus.
Les équipes FP&A sont chargées non seulement de prévoir les résultats, mais également de les piloter. Et la seule façon d'obtenir des prévisions et des résultats précis à chaque fois est de recourir à des processus efficaces.
Prenons l'exemple de la préparation des données. Une équipe FP&A efficace automatise le processus d'intégration de plusieurs sources de données pour gagner du temps sur la gestion aléatoire des données, en vous concentrant plutôt sur une analyse percutante.
Si vous lisez attentivement cette phrase, vous pouvez voir à quel point l'efficacité entraîne facilement un impact plus rapide ! Et cet impact ne se limite pas à l'accélération des délais d'exécution.
La Harvard Business Review rapporte qu'un énorme 85 % des professionnels de la finance ont été gravement touchés par le burn-out. Les raisons de cet épuisement professionnel sont révélatrices : sentiment de stress, de désespoir et d'aliénation dû à une charge de travail intense.
Lorsqu'il existe un moyen d'atténuer ces symptômes, pourquoi un responsable financier choisirait-il de continuer sur une voie menant à une équipe mécontente ?
En développant une culture d'équipe hautement efficace, les dirigeants créent un impact qui peut être durable à long terme sans nuire à la santé mentale et physique des employés.
Comment constituer une équipe FP&A hautement efficace
La première étape consiste toujours à obtenir l'adhésion de l'équipe.
Assurez-vous que votre équipe comprend comment l'amélioration de l'efficacité peut avoir un impact positif non seulement sur l'entreprise, mais aussi sur son développement professionnel et sa satisfaction au travail dans son ensemble.
Dès que votre équipe vote à l'unanimité pour devenir plus efficace dans son rôle individuel et fonctionnel, vous êtes prêt à suivre les étapes suivantes pour constituer une équipe FP&A hautement efficace :
Améliorer les processus existants
La bonne nouvelle concernant la constitution d'une équipe FP&A hautement efficace, c'est que vous n'avez pas à repartir de zéro. Un processus de livraison chaotique et peu structuré reste un processus.
Ce que vous devez faire, c'est identifier les inefficacités de vos processus et travailler à les corriger. Cela peut prendre la forme d'une amélioration des rapports de performance financière, d'une meilleure communication interne ou d'une meilleure gestion des documents.
De petites améliorations telles que la réduction du travail manuel (et des erreurs humaines inhérentes), la mise à jour des systèmes de stockage des données et la réduction des silos peuvent directement réduire le temps consacré aux activités à faible impact.
En remédiant à ces petites inefficacités, votre équipe a le temps de se concentrer sur des solutions innovantes pour relever des défis plus importants.
Tirez parti des points forts de votre équipe
Quand avez-vous évalué les points forts de votre équipe pour la dernière fois ? Plus important encore, à quelle fréquence réaffirmez-vous que votre équipe aime ce sur quoi elle travaille ?
Répondre à ces questions peut révéler une mine d'opportunités pour une meilleure gestion des tâches.
Un scénario très courant est la différence de style de travail entre les introvertis et les extravertis. En tant que domaine analytique, le FP&A peut être un paradis pour les introvertis. Cependant, l'importance de la communication externe et de la présentation augmente à mesure que les équipes financières nouent de plus en plus de partenariats stratégiques avec l'entreprise.
Cela ne veut pas dire que vous devriez stéréotyper votre équipe en une personne extravertie et introvertie qui calcule les chiffres. Prenez plutôt le temps de connaître les points forts de votre équipe et la direction dans laquelle elle souhaite évoluer.
Utilisez les informations que vous collectez sur chaque membre de l'équipe pour attribuer des tâches pertinentes qui lui permettent de mettre en valeur ses talents innés.
Laissez les robots prendre le relais
La finance évolue pour tout automatiser, à partir de des modèles de budgétisation et de prévision aux formules, des scénarios hypothétiques et des flux de travail. L'automatisation permet à votre équipe de gagner un temps précieux, qu'il vaut mieux consacrer à des analyses efficaces qui orientent les décisions.
Plus tôt, nous avons examiné l'exemple des intégrations de données automatisées. Mais il y a bien d'autres choses que vous pouvez automatiser ou déléguer aux outils.
Les équipes FP&A consacrent une part croissante de leur temps à l'analyse des données et à la production de rapports. Pour y parvenir efficacement, il est important de comprendre tous les composants du les affaires à travers le prisme de l'analyse financière.
À mesure que vous élargissez la portée de vos analyses, le besoin d'ensembles de données plus volumineux provenant de sources multiples augmente également. Bien qu'il soit intéressant de nouer des relations solides avec votre équipe de science des données ou d'intégrer des membres de l'équipe ayant de l'expérience dans le domaine des données, vous pouvez obtenir de nombreux résultats immédiats grâce aux outils existants.
Conseil de pro : pour en savoir plus sur la façon de vous décharger de la préparation des données financières, consultez notre cas d'utilisation de la planification d'entreprise pour les équipes financières.
Recherchez des opportunités de collaboration interfonctionnelle
La collaboration a pris un nouveau sens pour les entreprises du monde entier. L'emplacement physique n'est plus l'obstacle qu'il était.
À mesure que la distance physique entre les équipes diminue, l'écart fonctionnel diminue également. L'alignement interfonctionnel est progressivement reconnu comme la clé de l'augmentation de la productivité et de la satisfaction au travail.
Il est avantageux pour vous de réaliser que vous n'êtes pas le seul à rechercher l'efficacité. Par exemple, la fonction Revenue Operations utilise des processus, des outils et des cadres pour promouvoir des cycles de vente plus courts et un meilleur alignement entre les ventes, le marketing et la réussite client. Vous pouvez vous associer à votre équipe RevOps pour mettre en place des processus efficaces pour l'ensemble de l'organisation.
Que vous recherchiez des idées pour améliorer vos propres processus ou des projets de collaboration actifs, unir vos forces à celles d'autres départements a un impact positif sur l'efficacité de votre équipe.
Suivez les KPI d'efficacité de votre équipe
Les équipes FP&A des entreprises communiquent des recommandations stratégiques à la haute direction bien avant l'heure de la décision. Cette communication hautement efficace se traduit par un succès mesurable à long terme pour l'entreprise.
Mais comment mesurer et évaluer l'efficacité en elle-même ?
Gardez à l'esprit que l'efficacité vise à réaliser plus de tâches à valeur ajoutée en moins de temps. Consultez cette liste d'indicateurs de performance clés de l'équipe financière pour vous aider à démarrer :
- Délai d'exécution : le temps nécessaire pour terminer un projet du début à la fin
- Revenu par salarié : le chiffre d'affaires moyen généré par salarié
- Utilisation des ressources : le pourcentage de temps disponible entièrement utilisé
- Précision : le pourcentage de livrables exempts d'erreur
- Bande passante : la volonté et la capacité de chaque membre de l'équipe à prendre en charge le travail
- Déchets : le nombre total de projets inachevés ou de périodes irréalisables
Outre les indicateurs d'efficacité traditionnels répertoriés ici, consultez votre équipe pour identifier un KPI étroitement lié à l'amélioration de la culture d'équipe. Par exemple, les équipes surchargées de travail peuvent se lancer le défi de réduire les heures supplémentaires.
L'objectif final de l'introduction des KPI n'est pas de micro-manager les équipes. Au contraire, l'adoption de deux à quatre KPI d'efficacité peut aider les équipes à s'autocontrôler et à améliorer leur efficacité au fil du temps.
Les équipes hautement efficaces sont des équipes à fort impact
En toute honnêteté, il est difficile de constituer une équipe FP&A efficace. Des processus efficaces sont gratifiants à long terme, mais peuvent sembler bureaucratiques à court terme.
La reconnaissance acquise en signalant votre impact crée beaucoup plus de dépendance que la mise en place de quelques processus. Mais si vous ne disposez pas de mesures et de processus efficaces, vous risquez de ne pas être en mesure d'étendre ou de répéter cet impact.
Les équipes FP&A se développent rapidement pour devenir des partenaires commerciaux stratégiques clés influençant les décisions critiques. Ce taux de croissance ne peut être atteint qu'avec la bonne combinaison de pratiques hautement efficaces permettant un impact durable à long terme.
